700 Mails am Tag: Wie Top-CEOs ihr Postfach im Griff behalten

Manche CEOs beantworten Hunderte E-Mails täglich, andere meiden ihr Postfach fast vollständig. Sieben Strategien zeigen, wie Führungskräfte ihre Zeit trotz voller Posteingänge unter Kontrolle behalten.

Priorität vor Posteingang

Viele Führungskräfte öffnen ihr E-Mail-Postfach bewusst erst später am Tag. M13-Mitgründer Carter Reum notiert sich morgens erst seine wichtigsten Aufgaben, bevor er E-Mails liest, sein Grundsatz lautet: Der Posteingang darf nicht zur To-do-Liste werden. Siemens-CEO Roland Busch erhält täglich rund 200 E-Mails, hält sein Postfach aber unter 100 und antwortet meist kurz mit "OK" oder "Nein". Kristin Patrick, CMO von Marc Jacobs, greift bei längeren Antworten lieber zum Telefon, ihre Regel lautet: Passt die Antwort nicht in drei Zeilen, wird angerufen. Andere Führungskräfte wie Lyft-CEO David Risher oder Modedesignerin Rebecca Minkoff blocken sich feste Zeitfenster für E-Mails, statt den ganzen Tag erreichbar zu sein.

Automatisieren, delegieren oder ganz verzichten

Klaviyo-CEO Andrew Bialecki lässt sich seine E-Mails per KI-Skript zusammenfassen, inklusive Überblick über die vergangenen 24 Stunden. Naya-CEO Hady Kfoury übergab die Sichtung von Kundenbewertungen nach 17 Jahren an eine Vertrauensperson und reduzierte damit sein E-Mail-Aufkommen um mindestens 150 Nachrichten täglich. Manche Führungskräfte verzichten fast komplett auf E-Mail: "Shark Tank"-Investor Kevin O'Leary erhält täglich bis zu 4.000 E-Mails und kommuniziert stattdessen über Messenger. Mark Cuban dagegen bearbeitet rund 700 E-Mails täglich über drei Smartphones und nutzt vorgeschlagene Antworten von Gmail, wo es möglich ist. Sein Fazit: Lieber viele E-Mails als lange, langweilige Meetings.