Dienstreisekosten: Was Arbeitgeber erstatten müssen und was nicht

Reisekosten, Übernachtung, Verpflegung: Bei Dienstreisen entstehen schnell hohe Kosten. Welche Ansprüche Mitarbeitende tatsächlich haben und wo der Gesetzgeber Grenzen zieht, ist vielen Unternehmen nicht vollständig klar.

Reisekosten ja, Verpflegung nicht automatisch

Eine Dienstreise im arbeitsrechtlichen Sinne liegt vor, wenn ein Mitarbeitender zur Erledigung übertragener Aufgaben einen Ort außerhalb der vertraglich vereinbarten Arbeitsstätte aufsucht. Kosten für An- und Abreise sowie Übernachtung sind nach Paragraph 670 BGB grundsätzlich erstattungsfähig, sofern sie als erforderlich gelten dürfen. Anders verhält es sich bei der Verpflegung: Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung von Verpflegungskosten gibt es für Arbeitnehmer nicht. Speisen und Getränke gehören zum persönlichen Lebensbedarf und sind aus der vereinbarten Vergütung zu bestreiten, sofern keine abweichende Regelung getroffen wurde. Viele Unternehmen regeln die Kostenübernahme in internen Reisekostenrichtlinien, die Transportmittel, Hotelkategorien und Abrechnungsprozesse verbindlich festlegen.

Verpflegungspauschalen: Steuerrecht schafft Rahmen

Die steuerrechtliche Dimension eröffnet einen Ausweg: Nach Paragraph 9 Abs. 4a EStG können Mitarbeitende Verpflegungsmehraufwand pauschal als Werbungskosten absetzen. Bei inländischen Dienstreisen über acht Stunden gilt eine Pauschale von 14 Euro, für ganztägige Reisen 28 Euro. Erstattet der Arbeitgeber diese Beträge, ist dies bis zur Höhe der Pauschalen steuerfrei möglich. Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, reduziert sich die Pauschale: um 20 Prozent für ein Frühstück, um je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen. Ansprüche auf Verpflegungserstattung können sich darüber hinaus aus Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen oder betrieblicher Übung ergeben. Hat ein Arbeitgeber in der Vergangenheit vorbehaltlos bestimmte Verpflegungskosten erstattet, können Mitarbeitende hierauf auch für die Zukunft bestehen.