Wie KI Kanzleien Tausende Arbeitsstunden im Jahr zurückgibt

Ein einzelner Routinevorgang kostet im Schnitt 15 Minuten, hochgerechnet auf ein Jahr sind das Monate, und genau hier setzen KI-Agenten den Hebel an.

Die Mathematik der Routine

Nimmt man einen einzelnen Steuerbescheid, wirkt der Aufwand harmlos, denn Erkennen, Zuordnen, Abgleichen und das Anstoßen der Folgeschritte summieren sich auf rund eine Viertelstunde. Erst die Menge macht daraus ein Problem. Bei vier- oder fünfstelligen Fallzahlen im Jahr wächst dieser unscheinbare Ablauf zu mehreren Tausend Arbeitsstunden an, die gebunden sind, bevor auch nur ein einziges Mandat inhaltlich beraten wurde. Genau an solchen Stellen lässt sich der manuelle Aufwand nach Angaben der Kanzlei Kraftwerk um bis zu 80 Prozent drücken, wenn ein digitaler Mitarbeiter die immer gleichen Schritte übernimmt und Fachkräfte nur noch dort einbezieht, wo eine echte Bewertung oder Freigabe nötig ist.

Warum das Prinzip über die Software steht

Das eigentlich Lehrreiche an diesem Beispiel ist die Verallgemeinerung dahinter. Für Jan Skrzypczak, Gründer der Kanzlei Kraftwerk, beginnt sinnvolle Automatisierung nicht mit der Wahl eines Werkzeugs, sondern mit einem nüchternen Blick auf die eigenen Abläufe. Der größte Gewinn stecke selten in der spektakulär komplizierten Aufgabe, sondern in jener leisen Fließbandarbeit, die täglich Zeit frisst. Der entscheidende Unterschied zu einem punktuell genutzten Chatbot liegt darin, dass ein Agent nicht bei einem einzelnen Schritt stehen bleibt, sondern eine ganze Kette durchläuft, ehe ein Vorgang wieder auf dem Schreibtisch landet.

Vom Engpass zum Wachstumshebel

Damit verschiebt sich der Blick auf einen Engpass, der in den seltensten Fällen etwas mit fehlender Nachfrage zu tun hat. Mehr Mandate bedeuten unter den heutigen Bedingungen mehr gebundene Stunden, steigende Personalkosten und im Zweifel abgelehnte Aufträge. Wer die Routine dagegen aus den manuellen Prozessen herauslöst, kann mit unverändertem Team ein größeres Volumen stemmen. Aus dem Kapazitätsengpass, der Wachstum bislang ausbremst, wird so ein Spielraum, den bislang niemand gehoben hat.