W-IdNr. wird Pflicht: Das Ende der Zettelwirtschaft bei Vollmachten

Wer in diesen Tagen ein neues Mandat anlegt, stolpert unweigerlich über eine Neuerung: Das Feld für die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist kein optionales Extra mehr. Das Bundesfinanzministerium hat die lange angekündigte Formularreform scharf geschaltet.

Schlankeres Papier, dickere Datenpakete

Das vertraute Beiblatt mit der Auflistung sämtlicher Steuernummern verschwindet aus dem Papierprozess. Verschwunden ist die Pflicht zur Übermittlung dieser Nummern allerdings nicht. Sie wandert lediglich in den elektronischen Datensatz. Kanzleien müssen also künftig weniger ausdrucken, dafür mehr digital erfassen.

Wo die Vollmachtsdatenbank zur Stolperfalle wird

Die Bundessteuerberaterkammer hat ihre Vollmachtsdatenbank technisch nachgerüstet. Ein eigenes Eingabefeld für die W-IdNr. existiert nun. Der Haken: Wer beim elektronischen Versand die klassischen Steuernummern vergisst, riskiert Zuordnungsprobleme. Bescheide und Schriftverkehr landen dann beim Mandanten statt auf dem Schreibtisch des Beraters. Die Finanzamts-IT befindet sich im Umbau und benötigt vorerst beide Nummernwelten parallel.

Bestandsmandate bleiben unberührt

Aufatmen für alle, die an ihre prall gefüllten Mandatsordner denken: Bestehende Vollmachten auf den bisherigen Formularen behalten ihre Gültigkeit. Eine Neubeurkundung ist nicht erforderlich. Die neuen Vorgaben greifen ausschließlich bei frisch erteilten Vollmachten mit elektronischer Übermittlung.

Übergangsphase mit Ablaufdatum

Die parallele Erfassung von W-IdNr. und klassischen Steuernummern ist ein Provisorium. Mit dem weiteren Ausbau der digitalen Infrastruktur in den Finanzämtern wird das alte Nummernsystem schrittweise überflüssig. Kanzleien, die ihre Erfassungsroutinen jetzt anpassen, ersparen sich später den großen Umstellungsaufwand.